Om att göra en arkivleverans

Föreningar som tecknat medlemskap kan lämna in sina arkivhandlingar till Föreningsarkivet för förvaring och professionell arkivvård. Vi tar emot både analoga och digitala handlingar. Leveranser bokas in i förväg med Föreningsarkivets arkivarie och vid behov kan den – efter överenskommelse – ske med postförsändelse.

I samband med leveransen går ni igenom materialet tillsammans med en arkivarie och fyller i ett leveransbevis. Leveransbeviset ger föreningen möjlighet att skriva in särskilda villkor, exempelvis för att begränsa hur arkivet används för forskning.

Bra saker att veta om arkivleveranser:

• Vi rekommenderar föreningar att ta fram en rutin för hur och när arkivleveranser ska genomföras, gärna en gång per år.
• Föreningsarkivet behöver information om föreningens organisatoriska sammanhang. Vilken typ av organisation är det? Finns det relaterade föreningar, t.ex. en distriktsförening? Har föreningen bytt namn eller haft historiska föregångare?
• Om arkivmaterialet innehåller känsliga uppgifter är det viktigt att dokumentera det i leveransbeviset.
• Verifikationer ska vanligtvis gallras efter en viss tid och bör inte lämnas in till Föreningsarkivet. Föreningsarkivet tar ut en särskild hyllmeteravgift för verifikationer. Verifikationer från år 1953 eller tidigare har i regel bevarandevärde och är därför undantagna.
• Det arkivmaterial som lämnas in är vanligtvis i god ordning och föreningen får då 20 % rabatt på medlemsavgiften. Kriterier:
  – Arkivmaterialet är sorterat och uppmärkt.
  – Det finns en nedskriven, översiktlig innehållsdeklaration.
  – Leveransen innehåller endast arkivhandlingar.
  – Leveransen innehåller inga eller få kopior och dubbletter.

Boka er arkivleverans med vår arkivarie Emma Börjesson!
E-post: emma.borjesson@norrbotten.se
Telefon: 076-135 59 36