Om att göra en arkivleverans
Föreningar som tecknat medlemskap kan lämna in sina arkivhandlingar till Föreningsarkivet för förvaring och professionell arkivvård. Leveranser bokas in i förväg med Föreningsarkivets arkivarie och vid behov kan den – efter överenskommelse – ske med postförsändelse.
I samband med leveransen går ni igenom materialet tillsammans med en arkivarie och fyller i ett leveransbevis. Leveransbeviset ger föreningen möjlighet att skriva in särskilda villkor, exempelvis för att begränsa hur arkivet används för forskning.
Bra saker att veta om arkivleveranser:
- Vi rekommenderar föreningar att ta fram en rutin för hur och när arkivleveranser ska genomföras, gärna en gång per år.
- Föreningsarkivet behöver information om föreningens organisatoriska sammanhang. Vilken typ av organisation är det? Finns det relaterade föreningar, t.ex. en distriktsförening? Har föreningen bytt namn eller haft historiska föregångare?
- Om arkivmaterialet innehåller känsliga uppgifter är det viktigt att dokumentera det i leveransbeviset.
- Verifikationer ska vanligtvis gallras efter en viss tid och bör inte lämnas in till Föreningsarkivet. Föreningsarkivet tar ut en särskild hyllmeteravgift för verifikationer. Verifikationer från år 1953 eller tidigare har i regel bevarandevärde och är därför undantagna.
- Det arkivmaterial som lämnas in är vanligtvis i god ordning och föreningen får då 20 % rabatt på medlemsavgiften. Kriterier:
– Arkivmaterialet är sorterat och uppmärkt.
– Det finns en nedskriven, översiktlig innehållsdeklaration.
– Leveransen innehåller endast arkivhandlingar.
– Leveransen innehåller inga eller få kopior och dubbletter.
Boka er arkivleverans med Föreningsarkivets arkivarie!
E-post: emma.borjesson@norrbotten.se
Telefon: 076-135 59 36