Behandling av personuppgifter
Den här informationstexten beskriver behandlingen av personuppgifter inom Norrbottens föreningsarkiv. Behandlingen och de termer som används för att beskriva den utgår från den europeiska dataskyddsförordningen som syftar till att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter.
För varje behandling av personuppgifter kräver dataskyddsförordningen att det finns en specifik rättslig grund. Det kan exempelvis vara samtycke från de registrerade, att behandlingen är nödvändigt för att efterfölja en lag eller att det sker på grundval av en intresseavvägning. Du som får dina personuppgifter behandlade har alltid rätt att veta hur behandlingen sker och att ta del av de uppgifter som finns registrerade genom ett så kallat registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga personuppgifter rättade eller att få ofullständiga personuppgifter kompletterade. I vissa fall har du rätt att få personuppgifter raderade eller att invända mot hur dina personuppgifter behandlas.
Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person. För att dataskyddsförordningen ska vara tillämplig ska personerna också vara i livet. Exempel på personuppgifter är namn, e-postadresser, telefonnummer, postadresser, personnummer och fotografier där personer kan identifieras. Behandling av personuppgifter är alla typer av åtgärder som involverar personuppgifter oavsett om detta sker automatiserat eller ej. Det kan vara att nyregistrera, samla in, organisera, strukturera, lagra, bearbeta, överföra eller radera.
Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde
Norrbottens föreningsarkiv, Box 110 71, 976 27 Luleå, är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som rör föreningens medlemmar och deponenter, som rör den egna verksamheten och som rör arkiv som mottagits som donationer. Norrbottens föreningsarkiv är som enskild arkivinstitution därtill personuppgiftsbiträde för behandling av deponerade arkiv.
Varför behandlar Norrbottens föreningsarkiv personuppgifter?
Norrbottens föreningsarkiv är en ideell förening liksom en enskild regional arkivinstitution. Personuppgifter behandlas när det är nödvändigt i verksamheten, som utformas för att uppfylla ändamål och bestämmelser rörande interndemokrati och annat i föreningens stadgar. Personuppgifterna rör medlemsföreningar, deponenter av personarkiv, stödmedlemmar, arkivleveranser, anställda, arkivanvändare och deltagare på kurser och evenemang. Den rättsliga grunden är i flertalet fall avtal eller berättigat intresse. Personuppgifter behandlas också för arkivändamål av allmänt intresse (se Riksarkivets föreskrift RA-FS 2024:08).
Personuppgifter förekommer i medlemsregistret endast i de fall medlemsföreningarna har personanknutna kontaktuppgifter. Kontaktuppgifterna används för fakturering och informationsutskick rörande Norrbottens föreningsarkivs verksamhet, tjänster och interndemokrati. Ansvaret för att hålla kontaktuppgifterna uppdaterade är i första hand medlemsföreningarnas, men i vissa fall rättar Norrbottens föreningsarkiv lämnade uppgifter genom medlemsföreningarnas officiella informationskanaler.
Personuppgifter som behandlas i samband med mottagande av förfrågningar, användning av arkiv eller deltagande vid evenemang raderas så snart ärendet är avslutat, eller senast efter ett år.
En fullständig redovisning av Föreningsarkivets olika personuppgiftsbehandlingar med uppgiftskategorier, systemstöd, ändamål, mottagare, personkategorier, uppgiftstyper, gallringsfrister, lagstöd, säkerhetsåtgärder och eventuella personuppgiftsbiträden finns sammanställda i en registerförteckning. I de fall berättigat intresse används som rättslig grund finns det alltid en dokumenterad intresseavvägning.
Vilka delar vi personuppgifter med?
Personuppgifter rörande medlemskap, personarkivsdepositioner och arkivtjänster lämnas vid behov ut till Bevista Sunderby AB, som utgör personuppgiftsbiträde, i samband med utförande av faktureringstjänster. De arkiv som förvaltas av Norrbottens föreningsarkiv är i de flesta fall öppna för forskning. I samband med utlämning sker dock alltid en prövning med hänsyn till förekomsten av personuppgifter som kan knytas till levande personer. Känsliga personuppgifter lämnas endast ut i det fall något av kriterierna i RA-FS 2024:8 är uppfyllda.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Norrbottens föreningsarkiv sparar dina personuppgifter så länge det finns ett syfte med det. När detta syfte eller ändamål inte längre finns, till exempel om ett avtal inte längre gäller eller ärendet är färdigbehandlat, kommer dina personuppgifter att hanteras enligt gällande regler.
Integritetsmyndigheten är tillsynsmyndighet
Integritetsmyndigheten (IMY) är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du därför rätt att lämna klagomål till IMY, besök https://www.imy.se/
Kontakta oss vid frågor om dataskydd
Om du har frågor eller vill använda de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter kontakta arkivchef Tore Andersson Hjulman på tore.andersson-hjulman@norrbotten.se