Äntligen! Norrbottens föreningsarkiv kommer inom kort att påbörja införandet av en e-arkivlösning som tillhandahålls av Enskilda e-arkivet. Detta utgör den största och viktigaste verksamhetsexpansionen på många år och kan genomföras tack vare finansiering från Region Norrbotten.
Under nästa år siktar vi på att kunna erbjuda alla våra medlemmar möjlighet att börja lämna in sina digitala arkivhandlingar, som vi åtar oss att bevara långsiktigt. Det är viktigt att vara uppmärksam på skillnaden mellan ett e-arkiv för långsiktigt bevarande och vanliga molntjänster, som inte skapar förutsättningar för att informationen ska vara tillgänglig och användbar också om 20 eller 100 år.
Styrelsen kommer att föreslå att alla föreningar ska kunna lagra upp till 6 GB utan extra avgifter, det bör räcka för alla ”lätta” filer, så som word- excel- och pdf-filer. Lagring upp till 20 GB föreslås kosta 400 kr/år och upp till 100 GB 3 500 kr/år.
Innevarande år kommer att vara en inkörningsperiod där vi i form av pilotprojekt påbörjar arkiveringen av ett mindre antal arkiv.
Har din förening ett digitalt arkivmaterial som ni vill säkra för framtiden? Kontakta då oss!
För att komma ifråga för arkivering under inkörningsperioden ska följande villkor vara uppfyllda:
- Att föreningen kan avgränsa en delmängd av sina digitala handlingar som inte används frekvent i den löpande verksamheten.
- Att någon med kännedom om föreningens verksamhet och information finns tillgänglig för att ge upplysningar i samband med Föreningsarkivets arbete med arkiveringen.
- Att handlingskategori, årtal och inbördes ordning per kategori framgår i filnamnen
- Att filnamnen är unika och huvudsakligen konsekventa.
- Att filerna är ordnade i en struktur som ger överblick- och sökbarhet.
- Att föreningen följer dataskyddsförordningen och har nödvändig dokumentation för sin personuppgiftsbehandling.
- Att de aktuella filformaten huvudsakligen hör till sådana som är vanligt förekommande.
Vi kommer att åta oss arkiveringsuppdragen enligt principen först till kvarn bland de arkivmaterial som vi godkänner.